Gestão documental:

O acesso rápido à informação é uma vantagem competitiva importante, com nossos serviços de organização, armazenagem e logística de arquivos, você estará garantindo a recuperação de informações críticas para o seu negócio, realizando ao mesmo tempo, uma significativa redução de custos.

Organização:

Através de um método criterioso e coordenadas predefinidas por nossos clientes, profissionais da Virtual Tech analisam e organizam os documentos facilitando e agilizando a consulta. São criados índices de busca e descrição do conteúdo que ficam armazenados no software de gerenciamento para qualquer pesquisa posterior. Criamos uma tabela de temporalidade estabelecendo o tempo que o documento deverá ficar armazenado.

Fases do processo

• Criação de tabela de temporalidade documental;
• Triagem e conferência;
• Tratamento e recuperação de documentos danificados;
• Ordenação em sequência lógica pré definida;
• Criação de índices de busca e descrição do conteúdo no software de gerenciamento;
• Armazenamento e organização dos documentos em caixas de papelão;
• Pesquisa dos documentos pelo cliente no software de gerenciamento;

Armazenagem:

A guarda dos arquivos é feita no armazém da Virtual Tech de acordo com as normas da ABNT, possuindo equipamentos de segurança e combate a incêndio dentro das normas do Corpo de Bombeiros e controle de prevenção contra pragas.

Os arquivos ficam acondicionados em caixas de papelão com medidas específicas e armazenados em estanterias de aço.

O gerenciamento do arquivo é totalmente informatizado através de softwares e etiquetas de código de barras coladas nas caixas.

Quando o cliente desejar consultar ou manusear um documento contido em uma caixa, através do software ira localizar a caixa correspondente e gerar uma requisição, então a equipe de logística da Virtual Tech irá providenciar a entrega da caixa para o cliente.