A guarda dos arquivos é feita no armazém da Virtual Tech de acordo com as normas da ABNT, possuindo equipamentos de segurança e combate a incêndio dentro das normas do Corpo de Bombeiros e controle de prevenção contra pragas. Os arquivos ficam acondicionados em caixas de papelão com medidas específicas e armazenados em estanterias de aço.

O gerenciamento do arquivo é totalmente informatizado através de softwares e etiquetas de código de barras coladas nas caixas.

Quando o cliente desejar consultar ou manusear um documento contido em uma caixa, através do software ira localizar a caixa correspondente e gerar uma requisição, então a parte de logística da Virtual Tech irá providenciar a entrega da caixa para o cliente.

A Virtual Tech realiza a digitalização de documentos em suas dependências ou nas do cliente, de acordo com as necessidades do mesmo.

Fases do processo de digitalização:

Preparação:

Organização, remoção de clips, grampos e outros objetos que obstruam o papel para a passagem no scanner. Com a digitalização de documentos o cliente recebe gratuitamente a organização de seu arquivo físico.

Digitalização :

Transformação de documentos em papeis ou microfilme em documentos digitais (imagens digitais) através de scanners de produção.

Indexação:

Amarração física e lógica do documento, através de índices previamente estabelecidos contidos nas imagens, em base de dados previamente fornecida ou leitura de código de barras ICR(Reconhecimento Inteligente de Caracteres) , à partir das imagens obtidas na fase anterior .

Controle de Qualidade (CQ Virtual Tech):

Verificação e certificação das imagens a serem enviadas para consulta de acordo com documento físico.

Montagem dos documentos:

Todos documentos e processos são montados e acondicionados dentro da caixa, ficando organizados.

Pesquisa da Imagem:

Este processo é efetuado pelo nosso cliente para localização das imagens através de nosso software de GED previamente instalado ou Internet.

Aliado a digitalização de imagens pode-se extrair da microfilmagem tudo que ela possui de melhor, o respaldo jurídico para eliminação de arquivos, agilizando a consulta das informações possível na digitalização sem o manuseio do microfilme.

Fases do Processo: